Project Management Professional. نصائح في دراسة و اجتياز امتحان إدارة المشاريع

ستجد في هذا الموضوع نصائح في دراسة و اجتياز امتحان إدارة المشاريع Project Management Professional.

قد تكون بعض المصطلحات التي سترد في هذا غير واضحة لمن لم يخض هذا التخصص , لمعرفة تفاصيل أكثر عن هذه الشهادة  اضغــط هنـــا .

لندخل بالموضوع …
أولاً: قبل أن تبدأ بدراسة الامتحان عليك ان تعلم الآتي:

• الامتحان ليس عملية اختبار عن محتويات الكتاب الرسمي  PMBOK فقط!
• اعتمادك على خبرتك الحقيقة في إدارة المشاريع وحدها لا تكفي بل يجب صقلها بمنهجية معهد إدارة المشاريع PMI .
• عملية أخذ دورة تدريبية لدى مدرب معتمد هو أمر ضروري للغاية وهو من متطلبات قبولك لتقديم الاختبار.

ثانياً: عند البدء بالدراسة:
1- ضع خطة محددة لطريقة الدراسة وألزم نفسك بتحديد موعد للامتحان.
قمت بإعداد مسودة لجدول زمني يساعدك في دراسة المنهج كاملاً بشكل مريح وقسمت فترات الدراسة بحسب العمليات, تم توزيع المدة بناء على احتمالية الأسئلة التي ستأتي في الامتحان والتي هي بحسب الـ PMI :



Initiation 11%
Planning 23%
Executing 27%
Monitoring & Controlling 21%
Closing 18%



وأيضاً أخذت بالاعتبار أثناء توزيع الأوقات درجة صعوبة كل موضوع (knowledge Area ) .
الخطة عبارة عن ملف بصيغة Microsoft Project 2010 حملها من هنــا ويمكنك التعديل عليها كما تشاء
2-  يجب أن تحل أكبر قدر ممكن من الأسئلة وتنجح فيها وتتأكد من فهمك للإجابات.
3- يجب أن تكون مدركا بشكل تام لكل المخططات والتقارير المستخدمة وما هو سبب استخدامها وما هي النتيجة لها، ولا تكتفي بالفهم فقط .
4-  ادرس عمليات ادارة المشروع ال 42 بشكل عامودي واحفظ تسلسلها الموجودة بهذا الجدول فهو يساعدك على الاجابة على الأسئلة التي تحمل طابع What is the next step?
5- استعمل ملف الـ Excel الذي طورته ليساعدك في حفظ مداخل ومخارج العمليات (Inputs , Tools and Techniques and Ouputs).
يمكنك استعمال خاصية الـ Filtering داخل هذا الملف لتصفية النتائج بحسب ما تريد…مثلاً:
إذا أردت أن تعرف أين تستخدم أداة Analogous Estimating في عمليات إدارة المشاريع, افتح ملف الإكسل, اذهب الى العمود المسمى Tools & techniques واختر Analogous Estimating سيظهر لك أسماء العمليات التي تستخدم فيها هذه الأداة…وهذا ينطبق على بقية الحقول .
(حمل الملف من هنـــــــــــا)


ثالثاً: أثناء الامتحان:
1-لا تنفعل إذا رأيت الأسئلة الأولى صعبة أو بعيدة عن ما في ذهنك, هذا أمر عادي جداً , تجاوزها واضغط على علامة Mark.
2-ابتسم وهدي أعصابك فأسوأ ما سيحصل هو أن تقدم الامتحان ثانيةً بنصف السعر.
3-  اعمل مسح سريع على الأجوبة وبحسب فهمك للسؤال ستستبعد على الأقل سؤالين تجزم أنهم خاطئين.
4-أبدأ بحل الأسئلة بشكل متسلسل, كأن تبدأ بحل الأسئلة القصيرة تلك التي بطول سطر واحد, وبعدها تنتقل الى الأسئلة الأطول, واترك الأسئلة الطويلة الى الأخير ولا تفكر بها.
5- ستواجه بعض الأسئلة تجد فيها تعقيداً أو تحتمل أكثر من إجابة… وعند التفكير بالإجابة افترض أن الوضع مثالي وغير قابل للتأويل.
6-  لو اخترت اللغة العربية كلغة مساعدة أثناء تقديم الامتحان لا تقرأ السؤال بالعربي إلا عند الضرورة القصوى لتجنب تكرار السؤال والتشتت.
7- اسرع في الاجابة عن الأسئلة المباشرة (مثل أسئلة العمليات) كي لا تستنزف وقتك.
8-  عند ورود سؤال أشكل عليك جوابه, فكر بمنطقية مطلقة, فستعرف الإجابة لو كان لك خبرة جيدة في ادارة المشاريع.
9-  اعرف معاني اختصار الكلمات, فمثلا في الامتحان لا يكتب لك WBS بل يكتب Work Breakdown Structure.
10-  حينما تجد في السؤال كلمة MOST Important فاعلم أن هنالك أكثر من إجابة صحيحة وتحتاج أن تفكر بأهم إجابة وهنا  يأتي أهمية الخبرة.
11-  ستجد أن العديد من الأسئلة فيها إسهاب بغرض تشتيت الذهن, فانتبه لذلك..
12-  اثناء استعراضك للأجوبة وشككت بأن هنالك جواباً قد يكون صحيحاً حدده وانتقل واقرأ جميع الإجابات ورشح الأفضل بعد ذلك.
13- الأسئلة التي تتكلم عن المسار الحرج وتسرد لك فترات الأنشطة بالأرقام يجب أن ترسمها على الورق قبل أن تفكر بالإجابة على السؤال.
14-  قد تواجه أسئلة تُشعرك أنك اقتربت كثيرا لدخول مستشفى المجانين بسبب وجود جميع الأجوبة الصحيحة وانت تحتار أيهما أصح! لذا عليك لبس قبعة المنطق والمثالية وتكرار قراءة السؤال.

وكقاعدة عامة… لو أشكل عليك إجابة أي سؤال حاول أن تفكر بشكل منطقي.

15-  ركز بأن تختار الإجابة الأكثر مثالياً وأخلاقية (Professional Responsibilities).
16- طبعا وقبل كل شيء, استعن بالله أولاً وأحسن النية وأكثر من الدعاء وتوكل على الله.
17- أعيد وأكرر لا تهدر وقتك أثناء الاختبار وحاول الاستفادة من كل ثانية.

المراجع التي اعتمدت عليها شخصياً في الدراسة:
* بشكل رئيسي اعتمدت على برنامج ملخصات PMP MindMap (حملــها من هنــا)
* بالإضافة لامتحانات PMP Fast Track
* كتاب  PMBOK, وكتاب PMP Exam Prep
* دروس فيديو Nuggets PMP Certification Series
* امتحانات uCertify
*محاضرات صوتية Hot Topics flashcards for passing the PMP & CAMP
* تمارين من هذا الموقع http://www.brainbok.com

Read more: http://www.MonzerOsama.com/?p=965#ixzz38CwdpmrR

للمزيد»

إدارة الاجتماعات وانواعها وطرق نجاحها وفشلها

إدارة  الاجتماعات وانواعها

  وطرق نجاحها وفشلها

 

1-إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين .
2-من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً.
3-.تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك . 

4-بالاجتماعات  تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .

أنواع الاجتماعات :
يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي :

1. اجتماعات تبادل المعلومات ، وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .
2. اجتماعات اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث .
3. اجتماعات البحث والدراسات ، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث .
4. اجتماعات طارئة ، والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة
5. اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة .
6. اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية ، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات .
7. اجتماعات علمية تعليمية ،وهي التي يتلقى فيها التلاميذ العلم على يد معلمهم وأستاذهم.

الاجتماع المنتج :
لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه .

عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله )

1. استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .
2. يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع .
3. لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا ليس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع .
4. يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له .
5. من لوام نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة ، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه .
6. يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك .
7. لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك .
8. ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم .

عوامل النجاح أثناء الاجتماع :

1. التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
2. الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .
3. السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .
4. افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .
5. التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .
6. اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .
7. تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .
8. تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .
9. إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .
10. عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .
11. لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه ، أو يسيء إلى غيره ، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة .
12. في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .
13. إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .

---

عوامل النجاح بعد الاجتماع :

1. تزويد كل عضو بما يخصه من القرارات الاجتماع .
2. تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .
3. حسن توديع المشاركين في الاجتماع .
4. وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقوم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .
5.  

أسباب فشل الاجتماعات :

1. عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقتناعهم بهذا الهدف .

المراجع :
الكتاب الرائع "حتى لا تكون كلا -د عوض القرني "

للمزيد»

كيف تدير اجتماعاً ناجحاً …

 

كيف تدير اجتماعاً ناجحاً …

كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذا الاجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضلاته لإبراز حنكته في اكتشاف الأخطاء أو تحوير مسار الموضوع الأساسي وطرح الأفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكلام كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع ..!

يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي 

هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟

ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك

.
ما هي أهدافك من الاجتماع؟
ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟

منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟
ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟
ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟

ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟
هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
ما هو ترتيبها؟
ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
(مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)
في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟

كيف سيتم توثيق الاجتماع؟
من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟

وضعت لك نموذجاً عن محضر اجتماع بالعربية والإنجليزية يمكنك تحميله من هنــــــا

أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟
ما هي الخطوة التالية؟
هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )

شارك أصدقائك بهذا المحتوى في المواقع الاجتماعية

للمزيد»